Un outil, une fonction : l'extraction de documents

Vos documents convertis en données structurées.

Le service lit les documents que reçoit votre entreprise, en extrait les informations utiles, les contrôle et les restitue dans le format attendu par votre logiciel de gestion.

Participer à la bêta Fonctionnement

Bêta Accès gratuit pour les entreprises qui testent le service.

Le principe

Un traitement réglé pour chaque type de document.

Pour chaque type de document que vous nous confiez, nous définissons avec vous ce qu'il faut y lire, ce qu'il faut vérifier et la forme du fichier à produire.

Ce qu'il faut lire

Les champs de l'en-tête (numéro, date, tiers, adresse, montants) et les tableaux de lignes, avec le type de chaque valeur et son caractère obligatoire ou non.

Ce qu'il faut vérifier

Des contrôles de cohérence appliqués à chaque document : sommes des lignes et totaux, valeurs obligatoires, formats attendus.

Ce qu'il faut produire

Un fichier CSV, JSON ou XML : colonnes et ordre, format des dates et des nombres, encodage, nom du fichier.

Le premier cas traité est le bon de commande reçu par un industriel. Le même moteur s'applique à d'autres documents d'entreprise ; seul le réglage change.

Entrées et sorties

Déposez comme vous voulez, recevez où vous voulez.

Le service s'adapte à votre façon de travailler : chaque traitement a ses canaux de dépôt et ses canaux de remise, choisis avec vous.

Vos documents arrivent par

  • Interface webUn fichier ou un lot de fichiers
  • MailUne adresse dédiée, les pièces jointes sont traitées
  • SFTPUn dossier de dépôt pour vos envois automatiques

Vos données repartent par

  • Interface webTéléchargement depuis votre espace
  • MailLe fichier de sortie en pièce jointe
  • SFTPUn dossier où votre système vient le chercher
  • Appel à votre systèmeEnvoi HTTPS signé dès que le document est prêt
Fonctionnement

Du dépôt du document à la remise des données.

  1. Dépôt

    Le document arrive par l'interface web, par mail ou par SFTP : PDF, PNG ou JPEG, jusqu'à 20 pages et 20 Mo.

  2. Lecture automatisée

    Le texte de chaque page est reconnu, y compris sur un scan ou une photo, puis les informations sont extraites selon le réglage du traitement.

  3. Contrôles automatiques

    Les contrôles définis pour ce type de document sont appliqués aux valeurs extraites.

  4. Relecture, si nécessaire

    Si un contrôle échoue ou si une valeur obligatoire manque, le document vous est présenté pour relecture : les valeurs à côté de la page, à corriger puis à valider. Vous êtes prévenu par mail.

  5. Remise

    Le fichier de sortie vous est remis par le canal choisi : téléchargement, mail, SFTP ou appel à votre système.

Relecture en ligne

Une erreur se corrige en quelques clics.

Une lecture automatique peut se tromper : un scan dégradé, une valeur illisible, un total qui ne correspond pas à la somme des lignes. Dans ce cas, le document n'est pas remis : il vous attend dans l'outil de relecture.

  • Vous êtes prévenu par mail qu'un document est à relire
  • La page du document et les valeurs lues sont affichées côte à côte
  • La valeur ou la ligne en cause est signalée, avec la raison du doute
  • Vous corrigez, vous validez : le fichier de sortie est produit aussitôt
Capacités

Ce que fait le service.

Champs et tableaux

Extraction des valeurs d'en-tête et des lignes d'un tableau, sur des documents de plusieurs pages.

Mises en page variées

Le traitement ne repose pas sur un gabarit fixe : un même type de document peut venir d'émetteurs différents.

Montants exacts

Montants et quantités sont traités en nombres décimaux exacts, de la lecture au fichier de sortie.

Correction en ligne

Un document douteux n'est jamais remis tel quel : une personne de votre équipe le corrige et le valide dans l'outil de relecture.

Remise automatique

Envoi du résultat à votre système par un appel HTTPS signé, avec nouvelles tentatives en cas d'indisponibilité.

Suivi et conservation

Historique de chaque document, tableau de bord de l'activité, suppression automatique des documents et des résultats après 30 jours.

Bêta

Un réglage fait avec vous, gratuit pendant la bêta.

Le service est en bêta : nous cherchons des entreprises pour le tester sur leurs documents. Notre équipe règle le traitement à partir de vos exemples, sans frais pendant cette période.

  1. Échange

    Vous nous présentez vos documents et le format attendu en sortie.

  2. Réglage et essais

    Nous réglons le traitement sur un échantillon et vous montrons le résultat.

  3. Mise en service

    Votre équipe dépose ses documents et récupère les données.

Questions fréquentes

Questions fréquentes

Quels types de documents peuvent être traités ?

Des documents d'entreprise dont on attend des champs et des lignes : bons de commande aujourd'hui, et d'autres types selon votre besoin. Chaque type fait l'objet d'un réglage.

Les documents doivent-ils tous avoir la même mise en page ?

Non. Le réglage décrit les informations à trouver, pas leur position sur la page.

Que se passe-t-il quand une valeur est mal lue ?

Si un contrôle la détecte, le document passe en relecture : une personne de votre équipe corrige et valide avant la remise. Les données d'origine sont conservées à côté des corrections.

Sous quelle forme les données sont-elles remises ?

En CSV, JSON ou XML, selon le gabarit défini avec vous, par téléchargement, par mail, par SFTP ou par envoi à votre système.

Peut-on modifier un traitement après la mise en service ?

Oui. Notre équipe ajuste le réglage ; chaque modification donne une nouvelle version du traitement.

Parlons de vos documents.

Le service est en bêta et gratuit pour ses testeurs. Décrivez-nous le type de document et le format attendu : nous vous dirons ce qui est faisable.

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